テクノロジーではなくユーザーの考え方、S’pore bizの自動化に挑戦

ビジネスプロセスを自動化する場合、シンガポールの企業はテクノロジーに関連する課題に直面しません。代わりに、明確なプロセスが不十分で、自動化すべきものについての団体協約を確立できず、自動化を促進するための適切な変更管理の必要性を無視しています。

組織の変化に挑戦する挑戦

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同国の企業は、工場の力などの製造プロセスを自動化するために、サプライチェーンやレバレッジドテクノロジを管理するバックオフィスシステムの自動化に焦点を当てています(Forrester Researchのマイケルバーンズ副社長兼リサーチディレクター)。

ICTはまた、非付加価値業務を排除することでビジネス生産性を向上させ、可能な限り統制活動を自動化することで、KPMGシンガポールの経営コンサルタントのブレット・ホールが指摘しています。

Barnes氏は、組織がプロセスの自動化と最適化、またはビジネスプロセスの再定義を行うために、データと技術の両方をさらに活用できることを指摘しました。例えば、保険会社は、請求や引受を含むプロセスを自動化することができる、と彼は言った。

シンガポール政府は、生産性の向上に努めており、地方自治体の職員の効率化を促進するインセンティブを提供している。たとえば、最近発表された予算発表では、「生産性とイノベーション」の参加企業に新たなボーナスが追加されました。

日立データシステムズ(HDS)は、各HDS顧客の在庫に合わせたシステムの情報を記録するため、以前のプロセスに時間がかかるため、最近内部在庫構造を再設計した組織の1つです。 HDSのアジアパシフィック・ディストリビューション・センター(ADC)のディレクター、ルーク・テオ(Luke Teo)は、出荷前には多くのデータが必要とされていたと説明しています。

テオ氏は、「日立統合ストレージや日立バーチャル・ストレージ・プラットフォームなどの人気製品を以前より速く移動させることが、生産性の向上を可能にしたのは、再編プロセスを通じて、依然厳格ではあるが制限の少ないプロセスだ」と述べた。

しかし、ビジネスプロセスの自動化を支援するテクノロジはすでに存在していますが、シンガポールの組織は他の導入上の問題に挑戦されています。

これらの困難は技術とは関係がなく、変化、プロセス設計、そしてそのようなイニシアチブから何が提供されるかについての共通理解の程度に対する組織の食欲にもっと関係している、とホール博士は指摘しています。

古典的な例として、文書を印刷してハードコピーで読み込んで編集し、ワークフローオートメーションソフトウェアの目的を破る方法があります。 – KPMGシンガポールのブレットホール

Barnes氏は、プロセスの自動化は、組織内の主要な関係者によって明確に定義され合意されている場合にのみ手間がかかりません。これらは今日、多くの企業で欠けていると付け加えた。

課題は、プロセス上のステークホルダー間の内部合意を確立することと、フォレスターのアナリストに説明されているとおり、そのプロセスとそのギャップを埋める方法について説明することです。 「それ以外は技術的な問題ではなく、コラボレーションの問題です。

ブレット氏は、ビジネスプロセスの自動化は効果的に設計されていないと、設計が不適切なプロセスの症状をさらに悪化させる可能性があると付け加えました。ある企業がローカライズされた方法でプロセスを改善しようとすると、ある部門から別の部門に問題がシフトするだけである、と彼は指摘する。

新しいプロセスとの整合性を確保するためには、スタッフの研修やユーザーの行動の変更を含む適切な変更管理も必要であり、これはほとんど常に無視されているか、または「プロジェクトの予算削減の被害者になる」と付け加えた。

「古典的な例として、ドキュメントを印刷してハードコピーで読み込んで編集し、ワークフロー自動化ソフトウェアの目的を破る方法があります。

バーンズ氏は、一般的に、自動化による雇用の損失やプロセス主義タスクの削減に懸念があるが、これは国内の企業にとっては問題ではないと指摘した。シンガポールは現在の開発状況において、プロセスを自動化したり雇用を排除したいという要望よりも、プロセスの最適化、改善、拡張に重点を置いています。

Hall氏によると、企業はプロセスや活動が顧客にとって価値あるものであるかどうかを理解する時間を取るべきだとホール氏は述べた。価値を付加しないが、多くの人的資源を要するプロセスの一部を特定すべきである、と彼はアドバイスした。

たとえば、効率を改善する方法を考案するためには、企業は最初から最後まで、組織全体でプロセスを実行し、ボトルネックを特定できるようにする必要があります。

ホールはまた、プロセスがどのように存在するのかを見直してから、改善されたプロセスがどのように機能するかを判断する必要があります。その後、現実の予算、時間、およびリソースの制約を考慮して、再設計されたプロセスが組織内で可能かどうかを確認するために、現実のテストを適用する必要があります。

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